Аудит работы склада рекомендации по улучшению. Аудиторская проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материально-производственных запасов на примере ОАО «Торгово-сервисный центр. Что делать? Нужна оптимизация склада

Бухгалтерский учет материально-производственных запасов (далее — МПЗ) организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением бюджетных и кредитных организаций), должны осуществлять в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года №44н (далее — ПБУ 5/01).

В качестве материально-производственных запасов к бухгалтерскому учету в соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 принимаются:

· сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции; предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

· активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);

· активы, используемые для управленческих нужд организации.

Сырье представляет собой предметы труда, ранее уже подвергшиеся воздействию труда и предназначенные для дальнейшей переработки. Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия — металлолом, макулатура и другие.

Материалы представляют собой активы, которые изменяют форму, состав, состояние при изготовлении продукции, участвуют в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции. Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально — производственных запасов», материалы — это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Полуфабрикаты собственного производства — это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или в других организациях.

Обратите внимание!

ПБУ 5/01 на основании пункта 4 данного документа не применяется в отношении следующих активов:

– используемых при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации в течение периода, превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев. Если актив предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока, продолжительностью свыше 12 месяцев, или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев, для его учета можно применять Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н (далее — ПБУ 6/01). Но названное положение можно применять только в том случае, если одновременно выполняются и другие условия для принятия актива к учету в качестве объекта основных средств, установленные пунктом 4 ПБУ 6/01.

«3) умышленного причинения ущерба».

Доказать то, что работник причинил ущерб умышленно довольно сложно. В Постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 1 марта 1983 года №1 «О некоторых вопросах применения судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации» сказано следующее:

« 1. В процессе подготовки дела о материальной ответственности работников к судебному разбирательству надлежит предложить истцам и другим лицам, участвующим в деле, представить доказательства, подтверждающие вину работника, наличие прямого действительного ущерба, противоправность действия (бездействия) работника, причинную связь между его действием (бездействием) и ущербом с тем, чтобы с учетом этих данных, а также обстоятельств, от которых зависит правильное определение вида и пределов материальной ответственности, разрешить возникший спор по существу».

«4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения».

Для того чтобы применить данное основание для привлечения работника к материальной ответственности, нужно документальное подтверждение того, что работник находился в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения — медицинское заключение, акт об отстранении от работы и так далее.

«5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда».

Для привлечения работника к материальной ответственности по данному основанию необходимо наличие приговора суда.

«6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами».

Согласно статье 139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, а также работники, разгласившие служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и контрагенты, сделавшие это вопреки гражданско-правовому договору, обязаны возместить причиненные убытки.

Коммерческая тайна согласно статье 3 Федерального закона от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне» это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Коммерческую тайну может составлять научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, приведен в статье 5 Федерального закона от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне». До принятия названного закона Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, был утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 года №35.

Перечень сведений конфиденциального характера утвержден Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997года №188.

«8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя, главным бухгалтером».

Обратите внимание!

Руководитель организации несет полную материальную за прямой действительный ущерб, причиненный организации, независимо от того содержит ли трудовой договор с ним такое положение или нет. Согласно статье 277 ТК РФ:

«В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством».

Согласно пункту 2 статьи 44 Федерального закона от 8 февраля 1998 года №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»:

«Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличный исполнительный орган общества, члены коллегиального исполнительного органа общества, а равно управляющий несут ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены федеральными законами. При этом не несут ответственности члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, члены коллегиального исполнительного органа общества, голосовавшие против решения, которое повлекло причинение обществу убытков, или не принимавшие участия в голосовании».

Согласно пункту 2 статьи 71 Федерального закона от 26 декабря 1995 года №208-ФЗ «Об акционерных обществах»:

«Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор), временный единоличный исполнительный орган, члены коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), равно как и управляющая организация или управляющий, несут ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями (бездействием), если иные основания ответственности не установлены федеральными законами.

Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор), временный единоличный исполнительный орган, члены коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), равно как и управляющая организация или управляющий, несут ответственность перед обществом или акционерами за убытки, причиненные их виновными действиями (бездействием), нарушающими порядок приобретения акций открытого общества, предусмотренный главой XI.1 настоящего Федерального закона.

При этом в совете директоров (наблюдательном совете) общества, коллегиальном исполнительном органе общества (правлении, дирекции) не несут ответственность члены, голосовавшие против решения, которое повлекло причинение обществу или акционеру убытков, или не принимавшие участия в голосовании».

Коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Статьей 245 ТК РФ предусмотрено введение коллективной материальной ответственности в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, и невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады).

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

Постановлением №85 года утвержден Перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная материальная ответственность. В Перечень включены, в частности, следующие работы:

По приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов; по обслуживанию жилого сектора гостиниц (кемпингов, мотелей и прочее);

По приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

По приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных и денежных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

По изготовлению (сборке, монтажу, регулировке) и ремонту машин и аппаратуры, приборов, систем и других изделий, выпускаемых для продажи населению, а также деталей и запасных частей.

Типовая форма договора о коллективной материальной ответственности утверждена Постановлением №85.

Обратите внимание!

В типовой форме не содержится положений о том, каким образом сумма ущерба, подлежащая возмещению, должна распределяться между членами бригады.

В соответствии с положениями статьи 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Каким образом рассчитывается размер причиненного ущерба?

Если работник или бригада нарушат заключенный договор о полной материальной ответственности, то им придется возмещать причиненный ущерб. Как отмечалось выше, размер данного ущерба рассчитывается исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Но он не может быть ниже остаточной стоимости утерянного или испорченного имущества по данным бухгалтерского учета. При определении ущерба не учитываются фактические потери в пределах норм естественной убыли.

По отдельным видам имущества ущерб от хищения, порчи, недостачи или утраты рассчитывается по особым правилам. Например, существует особый порядок определения размера ущерба в отношении иностранной валюты. Ущерб от ее хищения или недостачи исчисляется исходя из официального курса валюты на день причинения ущерба.

Иначе обстоит дело с другими ценностями, например, с драгоценными камнями или драгоценными металлами. Для драгоценных камней и драгоценных металлов такое исключение установлено Федеральным законом от 4 марта 1998 года №41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях». Согласно этому нормативному документу при осуществлении разрешенных законодательством сделок оплата драгоценных металлов производится с учетом цен мирового рынка. А оплата драгоценных камней — по ценам, определенным экспертным путем на базе прейскурантов цен, аналогичных действующим на мировом рынке, с учетом конъюнктурных колебаний цен на день продажи. Аналогично должен определяться и размер ущерба, причиненного работодателю недостачей драгоценных металлов и драгоценных камней. Размер ущерба необходимо исчислять на день его причинения.

Обратите внимание!

При удержании с работника сумм, причитающихся в возмещение материального ущерба, следует учитывать ограничения, налагаемые ТК РФ и другими федеральными законами.

Согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов зарплаты, причитающейся работнику.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

Ограничения, установленные статьей 138 ТК РФ не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов.

Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.

Статьей 66 Федерального закона от 21 июля 1997 года №119-ФЗ «Об исполнительном производстве» установлено, что данные правила применяются также при обращении взыскания на причитающиеся должнику стипендии, пенсии, вознаграждения за использование автором своего авторского права, права на открытие, изобретение, на которые выданы авторские свидетельства, а также за рационализаторское предложение и промышленный образец, на которые выданы свидетельства.

Статьей 69 Федерального закона от 21 июля 1997 года №119-ФЗ «Об исполнительном производстве» установлены виды доходов, на которые не может быть обращено взыскание:

«Взыскание не может быть обращено на денежные суммы, выплачиваемые:

1) в возмещение вреда, причиненного здоровью, а также в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца;

2) лицам, получившим увечья (ранения, травмы, контузии) при исполнении ими служебных обязанностей, и членам их семей в случае гибели (смерти) указанных лиц;

3) в связи с рождением ребенка; многодетным матерям; одиноким отцу или матери; на содержание несовершеннолетних детей в период розыска их родителей; пенсионерам и инвалидам I группы по уходу за ними; потерпевшим на дополнительное питание, санаторно-курортное лечение, протезирование и расходы по уходу за ними в случае причинения вреда здоровью; по алиментным обязательствам;

4) за работу с вредными условиями труда или в экстремальных ситуациях, а также гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастроф или аварий на АЭС, и в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации;

5) организацией в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака,

а также на выходное пособие, выплачиваемое при увольнении работника».

Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

Пример 2.

По решению администрации организации с работника подлежит удержанию сумма причиненного ущерба в размере 1 200 рублей

Сумма начисленной заработной платы составляет 4 000 рублей.

Сумма удержанного налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ):

(4 000 — 400) х 13% = 468 рублей (400 рублей — сумма стандартного вычета).

Сумма удержаний в возмещение ущерба:

(4 000 — 468) х 20% = 706 рублей.

Сумма к выдаче работнику:

4 000 — 468 — 706 = 2 826 рублей.

Остаток суммы к взысканию:

1 200 — 706 = 494 рубля.

В следующем месяце сумма начисленной зарплаты составляет 3 800 рублей.

Сумма удержанного НДФЛ:

(3 800 — 400) х 13% = 442 рубля.

Максимальная сумма, которая может быть удержана:

(3 800 — 442 х 20% = 672 рубля.

Так как остаток суммы, подлежащей удержанию (494 рубля), меньше этой суммы, она удерживается полностью.

Сумма к выдаче работнику:

3 800 — 442 — 494 = 2 864 рубля.

Окончание примера.

Обратите внимание!

Взыскание может быть произведено только в том случае, если работник не оспаривает данного взыскания. Приведем выдержку из статьи 248 ТК РФ:

«Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом».

Размер среднемесячного заработка для сравнения с суммой причиненного ущерба, рассчитывается в порядке, установленном статьей 139 ТК РФ.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е(31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — 28-е (29-е) число включительно).

Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 года №213 утверждено Положение «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

В бухгалтерском учете операции по возмещению ущерба отражаются следующими записями:

Обратите внимание!

Нужно ли восстанавливать суммы «входного» налога на добавленную стоимость (далее — НДС) при списании МПЗ в результате порчи или недостачи?

Отметим, что ранее (до 1 января 2006 года), несмотря на отсутствие в главе 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) такого требования, налоговые органы занимали однозначную позицию: НДС подлежит восстановлению и уплате в бюджет. В качестве довода налоговики использовали подпункт 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ, а именно: к вычету могут быть предъявлены суммы НДС, уплаченные при приобретении имущества, используемого для осуществления операций, являющихся объектом налогообложения НДС. Списание недостающего или испорченного имущества такой операцией не является, поэтому НДС подлежит восстановлению. Например, такая точка зрения была высказана в Письме Минфина Российской Федерации от 20 сентября 2004 года №03-04-11/155 «О восстановлении налога на добавленную стоимость при обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей».

После внесения изменений в главу 21 НК РФ Федеральным законом от 22 июля 2005 года №119-ФЗ «О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах», налоговое законодательство по НДС так же не содержит требования о восстановлении сумм «входного» налога по недостающему или испорченному имуществу. Все случаи, когда НДС подлежит восстановлению, теперь перечислены в пункте 3 статьи 170 НК РФ, и этот случай также там не значится. А так как пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит зарытый перечень операций, когда налогоплательщик обязан восстановить сумму налога, то из этого следует, что НДС восстановлению не подлежит.

Правда, не исключен вариант что, работники налогового ведомства могут попытаться заставить налогоплательщика НДС восстановить суммы налога по основанию, указанному в подпункте 2 пункта 3 статьи 170 НК РФ, однако следует заметить, что в данном подпункте речь идет об использовании имущества, что вряд ли применимо к операциям по списанию испорченного или недостающего имущества.

Отметим, что и до 1 января 2006 года судебная практика по этому вопросу складывалась в пользу налогоплательщиков, есть уже и примеры этого года, когда суды не соглашаются с мнением налоговых органов в части восстановления сумм налога по недостающим материальным ценностям. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 года по делу №26-4963/2005-29 или Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2006 года по делу №А56-8735/2005.

В бухгалтерском учете операции, связанные с возмещением ущерба отражаются следующим образом:

Окончание примера.

Следует учесть, что увольнение или перемещение материально-ответственных лиц производится только по согласованию с главным бухгалтером организации. Освобождению материально-ответственных лиц от занимаемых должностей должна предшествовать сплошная инвентаризация числящихся за ними материальных ценностей. Передача материальных ценностей другому материально-ответственному лицу осуществляется по акту, который подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

В организациях должен быть определен перечень должностных лиц, имеющих право подписывать первичные документы на получение и отпуск со складов материально-производственных запасов, а также выдавать разрешения на вывоз запасов из мест хранения. Данный перечень должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации, в нем должны быть указаны должность, фамилия, имя и отчество должностного лица, а также виды операций, по которым данное лицо имеет право принятия решений.

Итак, из вышесказанного можно сделать следующий вывод: контроль движения и сохранности материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

· схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе, разработанные в организации), указываются должностные лица (утверждаются образцы их подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно-суммовой).

· реестра мест хранения. Выше мы отметили, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

· единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей.

· рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

· порядка и сроков проведения инвентаризации МПЗ.

Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета, с квалификационными характеристиками и должностными обязанностями работников склада, а также с требованиями пожарной безопасности к складским помещениям, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Организация складского учета».

Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета сырья, материалов, полуфабрикатов, спецодежды и спецоснастки, виды договоров о материальной ответственности, порядок их заключения и ответственность работников по таким договорам, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Материально-производственные запасы».

Логистический аудит склада - это поиск путей улучшения работы склада в рамках экспресс-исследования складских ресурсов и процессов. Может быть как разовым мероприятием, так и регулярным.

Логистический аудит нацелен на нахождение недостатков в организации склада и в его работе и на формирование предложений по их устранению. Частной задачей логистического аудита в ряде случаев становится обоснование необходимости автоматизации склада .

Часто логистический аудит рассматривается как обязательный этап, предваряющий внедрение WMS-системы . Результаты обследований и рекомендации специалистов помогают найти наилучшие решения для хранения товаров, оптимизировать выполнение складских операций, загрузку и количество персонала и т.д. Другими словами, логистический аудит способствует пониманию того, что нужно сделать на складе, чтобы привести его в порядок перед автоматизацией .

Для чего проводится аудит склада

• Перегруженность склада, когда объём закупок и поставок превышает реальную ёмкость помещения. Это может быть связано с тем, что на складе неверно расположены места хранения, а также не налажена система работы персонала, что замедляет складские операции и приводит к увеличению ошибок.
• Высокие затраты на содержание . Обычно причиной является неэффективная работа склада: неподходящая система идентификации товаров, переизбыток сотрудников или нехватка оборудования.
• Подготовка к автоматизации . В этой ситуации логистический аудит проводить практически обязательно, чтобы правильно и эффективно внедрить систему управления.

Что включает в себя логистический аудит:

• Анализ инфраструктуры
• Анализ техпроцесса
• Анализ документации
• Анализ информационных систем
• Разработку предложений
• Расчет технико-экономического обоснования внедрения WMS

Инструменты логистического аудита:

• Интервьюирование сотрудников
• Наблюдение за работой на складе
• Анализ документов: рабочих инструкций, технологических карт, планировок

Результаты логистического аудита:

• Перечень найденных проблем
• Предложения по решению проблем
• Технико-экономическое обоснование необходимости автоматизации склада

Компания AXELOT имеет значительный опыт проведения логистических аудитов как части комплексных проектов оптимизации склада, в том числе с внедрением WMS-системы . Если в вашей компании отсутствует служба логистики, не хватает человеческих и временных ресурсов для проведения обследования или вам просто нужен взгляд со стороны, специалисты AXELOT помогут найти и устранить несоответствия между потребностями компании и реальным положением дел на складе.

2 Турлаев Евгений Геннадьевич Учредитель консалтинговой компании «Профиком» (целью компании является решение бизнес задач для предприятий, которые имеют дальновидную стратегию развития своих брендов), бизнес-тренер, кризис- менеджер, практик. Более детальная информация на сайте Направление деятельности: консалтинговые услуги по вопросам развития бизнеса; построение качественной дистрибуционной системы продаж; работа в развитии отдела сбыта и стратегии продаж в торговых и производственных компаниях; построения логистических систем; проведение открытых и корпоративных семинаров; кризис менеджмент в сбыте и логистике.

Цель проведения логистического анализа Экспертная оценка существующей складской системы и конструктивное предложение внедрения новой технологии в работе склада, обработки технологических операций с товаром, техническим обеспечении складского комплекса. 4

Ключевой принцип проведения аудита Ключевой принцип проведения аудита – движения от глобальных целей предприятия в изменении существующей складской логистической системы к детальному исследованию складских технологических процессов, причин низкой эффективности и упущенных возможностей в работе складской логистики. 5

Определения задач Встреча с руководством компании. Подготовка списка изменений, в котором указаны сформулированные цели проекта, достижение которых требуется в результате изменений. Список целей делится на приоритеты - обязательные, плановые и желаемые. Обязательные цели должны быть определены. Плановые и желаемые служат для оценки отдельных аспектов решения. Подписание договора и соглашения о конфиденциальности. 6

Общения с персоналом Общения с сотрудниками на складе, которое длится пять рабочих дней; Максимальное вовлечение их в происходящие процессы изменений, что является одной из главных целей аудита; Получение максимального объема информации и объективной оценки работы складского хозяйства на сегодняшний день

Анализ полученной информации Разработка путей решений в оптимизации системы взаимодействия с другими структурными подразделениями компании; Разработка схем товарных потоков и размещения продукции на складе; Проектирование и расчет количества мест хранения; Расчет складского оборудования по типам; Разработка схемы технологического процесса; Оптимизация складских операций; Расчет количества персонала в зависимости от предлагаемых вариантов технологии работы склада; Разработка рекомендаций по оптимизации системы складского учета, документооборота, информационного обмена.

Историю развития такой категории, как аудит, многие авторы рассматривают по-разному. Соответствующая дефиниция в переводе с латинского трактуется как «слушание» и используется на практике для определения проверки. Так, под аудитом принято понимать проверку, осуществляемую независимым экспертом, направленную на определенную деятельность или явление. Именно поэтому различают технический, операционный, экологический, а также логистический аудит, который рассматривается в данной статье. Что подразумевается под представленной категорией? Чем она отличается от других? Какие существуют виды логистического аудита? На эти и иные не менее важные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения нашей статьи.

Понятие и организация логистического аудита

Сегодня наряду с понятиями финансового, бухгалтерского, технического и иных разновидностей аудита немаловажную позицию занимает логистический аудит. В первую очередь его действие направлено на сокращение издержек логистического характера и повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Под логистическим аудитом следует понимать комплексную проверку эффективности работы подсистем логистики. Роль логистического аудита при выборе логистической стратегии заключается в выявлении «проблемных участков». Так, в процессе процедуры формируется дерево связей между ними, носящих причинно-следственный характер. Кроме того, производится масштабный экономический расчет в отношении продаж, применения площадей и управления запасами. Организация логистического аудита и этапы проведения относятся непосредственно к следующим видам проверок:

• Аудит закупок, то есть материально-технического снабжения.
• Аудит планирования по схеме «продажи - производство - закупки».
• Аудит логистических затрат на складирование, комплектацию, хранение и перемещение товарной продукции.
• Аудит распределения товарной продукции в соответствии с цепочкой поставок.

Результаты логистического аудита

Помимо организационного вопроса, в теоретические основы системы логистического аудита включается и результат процедуры в виде отчета, содержащего следующие сведения:

• Оценка действительного состояния в отношении логистической системы предприятия.
• Перечень технических, информационных, организационных и технологических рекомендаций по улучшению всех логистических подсистем.
• Оценка необходимости определенных изменений.
• Предварительная (потенциальная) окупаемость инвестиций.

Результаты, которые оглашаются после проведения такой процедуры, как аудит логистических систем, обычно говорят от уместности тех или иных проектов, связанных со следующими пунктами:

• Разработка стратегии в плане логистической составляющей структуры.
• Реинжиниринг (проектирование) системы или же подсистемы логистики. Ярким примером последней может служить проектирование комплекса складского характера.
• Формирование системы, связанной с регламентацией логистических бизнес-процессов.

Логистический аудит и основной его принцип

Ключевым принципом логистического аудита является развивающееся движение от общего к частному. Иными словами, процедура начинается с проверки целей деятельности структуры глобальной направленности и заканчивается причинами упущенных возможностей, низкой производительности, а также низкой эффективности. После проработки вопросов общего характера логистический аудит предприятия предполагает проведение детального исследования логистических функциональных областей в компании.

Так, в соответствии с приведенным выше принципом осуществляется изучение текущих стратегий предприятия, способных в полной мере повлиять на организацию в плане движения потоков материальной природы. Для этого в любом случае необходим анализ корпоративной миссии, а также производственной, маркетинговой и закупочной стратегии фирмы. Аудит логистических систем своим заключительным шагом содержит формирование базы данных. Так, ее можно применить для оценки деятельности этих систем на предприятии.

Для реализации рассматриваемой в статье процедуры создается команда, включающая представителей логистической службы и иных функциональных подразделений компании (бухгалтерия и финансы, продажи и маркетинг, закупки и производство, информационная служба и так далее). Важно дополнить, что, к примеру, логистический аудит транспортной системы предприятия проводится в присутствии сторонних экспертов. Кроме того, для реализации процедуры нередко привлекают студентов специализированных высших учебных заведений. Данный ход, несомненно, целесообразен, ведь начинающим специалистам, так или иначе, нужна практическая база для достижения поставленных в профессиональном плане целей.

Этапы составления отраслей логистического аудита

Современные ученые различают несколько этапов логистического аудита, среди которых предварительный, основной и, соответственно, заключительный. Для начала целесообразным будет рассмотреть предварительный этап логистического аудита.

Так, на протяжении первых двух-трех дней специалисты изучают функциональные области производства, снабжения, реализации и сбыта товарной продукции. Затем на протяжении недели логистические эксперты осуществляют обработку результатов исследований, а также подготовку перечня логистических функций, которые, так или иначе, подлежат тщательной проверке. Логистический аудит своей заключительной строкой на данном этапе содержит формулировку вопросов для анкет и интервью, а также составление перечня показателей, в соответствии с которыми будет производиться оценка логистических функций.

Основной этап логистического аудита

Для начала необходимо отметить, что основной этап столь масштабной процедуры классифицируется на внутренний и внешний аудит. В данной главе рассмотрен аудит логистических затрат на примере предприятия промышленности и его основной этап. Начальной точкой внутреннего аудита считается интервью с руководителем предприятия. После этого логистический аудит производится в соответствии со следующими направлениями:

• Первое направление подразумевает опрос сотрудников функциональных подразделений компании по вопросам, которые, так или иначе, имеют отношение к логистике (сбыт, склады, транспорт).
• Второе направление предполагает работу с выборкой документации предприятия.
• Третье направление говорит о сборе сведений в соответствии с договорами поставки для осуществления статистического анализа продаж и закупок товарной продукции.

В процессе производимого внутреннего логистического аудита применяется система показателей, которые классифицируются на следующие группы:

• Первая группа содержит показатели обслуживания внешних и внутренних потребителей, а также оценку качественных характеристик сервиса, куда необходимо отнести способность принципиально изменять особенности заказов в соответствии с запросами клиентов, время исполнения заказов, а также стабильность в отношении данного времени.
• Во вторую группу включены показатели, которые связаны непосредственно с затратами денежных средств на осуществление логистических операций и процедур. В процессе анализа затрат производят оценку соотношения «затраты - выгоды». Здесь подразумеваются те выгоды, которые получают клиенты от принятия и дальнейшей реализации определенных решений в компании.
• Третья группа насчитывает несколько показателей применения собственного парка транспортных средств (подвижного состава) или складских сооружений, среди которых коэффициент применения грузоподъемности ТС, коэффициент применения складского объема и так далее.

Внешний аудит

Как выяснилось, основной этап рассматриваемой в статье процедуры содержит такие виды логистического аудита, как внутренний и внешний. В данной главе целесообразным будет ознакомиться с последним. Важно отметить, что имеет смысл ставить начальную точку внешнему аудиту только тогда, когда процедура внутреннего аудита гарантированно пройдена. Так, на данной стадии осуществляется изучение ожиданий и требований клиентуры для того, чтобы определить оптимальные показатели деятельности предприятия; рассмотрение приемов, применяемых конкурентами; оценка уровня обслуживания потребителей материального потока и так далее.

Необходимо отметить, что внешний логистический аудит производится в виде рассылки специально подготовленных анкет или выборочных собеседований непосредственно с представителями обслуживаемых компаний, а также покупателями из различных мест в географическим плане или с различным объемом закупок. Важно дополнить, что типовые анкеты в обязательном порядке адаптируются совершенно под каждую проверяемую структуру. Кроме того, опрашиваются, как правило, не только руководители компании или отдельных ее подразделений, но и конкретные сотрудники в соответствии с их сферой деятельности.

Таким образом, по результатам внешнего аудита можно сформировать конкретные рекомендации для структуры и указать те изменения, которые необходимо осуществить в актуальной на момент проверки логистической системе.

Заключительный этап

После того как основной этап логистического аудита произведен, необходимо осуществить подготовку следующих аналитических отчетов:

• Первый отчет, разработанный в соответствии с анализом номенклатуры запасов, содержит в себе сведения по поводу ассортимента сырья и товарной продукции, запасов по группам, категорий или позиций, оценки оборачиваемости позиций по номенклатуре.
• Второй отчет содержит анализ движения денежных потоков в компании, а также за ее пределами. Например, детализированная характеристика движения денежного потока по складу в общем и объем денежных потоков в соответствии с каждой логистической операцией в отдельности. Важно отметить, что на отрезках линии, находящейся между складскими зонами, также важно указать величину денежного потока. Полученные результаты применяются для того, чтобы определить число грузчиков и транспортных средств внутрискладского назначения.
• Третий отчет посвящается оснащению предприятия ресурсами. Так, соответствующие сведения включают классификацию и характеристику погрузочно-разгрузочной техники. Основной целью описания является не что иное, как оценка актуальной для предприятия материально-технической базы.

Обобщение сведений

Как выяснилось, логистический аудит осуществляется в целях выявления недочетов в логистической системе структуры. После определения «узких мест (участков с повышенным риском), так или иначе, логистическими экспертами производится разработка рекомендаций для исправления обозначенных проблем. Безусловно, данные рекомендации в последующем используются для повышения уровня обслуживания существующих клиентов, нахождения новых, а также для совершенствования управления денежными потоками.

Пример логистического аудита

В данной главе целесообразным будет рассмотреть процедуру логистического аудита на конкретном примере. Аудит склада - не что иное, как поиск методов улучшения деятельности склада в пределах экспресс-исследования складских процессов и ресурсов. Приведенное мероприятие может осуществляться как разово, так и на постоянной основе. Как отмечалось выше, логистический аудит, главным образом, нацелен на выявление недочетов в организации склада, а также в его работе. Кроме того, в данном случае уместно создание тех или иных предложений по устранению найденных недостатков. Частной задачей рассматриваемой в статье процедуры зачастую является обоснование того, что склад необходимо автоматизировать.

Нередко логистический аудит считают обязательным этапом, предваряющим внедрение WMS-системы. Так, результаты исследований и соответствующие рекомендации логистических экспертов позволяют отыскать наиболее оптимальные варианты в плане хранения товарной продукции, а также оптимизировать реализацию складских операций, количество сотрудников, загрузку и так далее. Иными словами, логистический аудит, так или иначе, способствует осознанию того, что необходимо сделать на складе для приведения его в абсолютный порядок перед автоматизацией.

Логистический аудит на практике

Логистический аудит склада включает в себя следующие операции:

• Анализ в отношении инфраструктуры.
• Анализ технического процесса.
• Анализ актуальных документов.
• Анализ компьютерных и информационных систем.
• Разработка предложений и рекомендаций по улучшению ситуации.
• Расчет в плане технико-экономического обоснования внедрения WMS-системы.

В процессе произведения логистического аудита складского помещения применяются следующие инструменты:

• Интервьюирование сотрудников предприятия.
• Наблюдение за рабочим процессом на складе.
• Анализ актуальной документации, среди которой рабочие инструкции, технологические карты, планировки и так далее.

Результатами логистического аудита на складе являются следующие пункты:

• Список актуальных для предприятия проблем.
• Рекомендации по решению существующих проблем.
• Обоснование необходимости внедрения автоматизированной системы.

Логистический аудит склада.

Логистический проект, как правило, проводится после логистического аудита, отвечающего на вопрос:

Что делать?.

Логистический проект отвечает на вопрос:

Как делать?

Логистический аудит склада – это самая востребованная работа в области логистического консалтинга , которая, как правило, состоит из следующих разделов ТЗ:

Получение и анализ исходных данных о планировке, товародвижении склада. Анализируются товарные, информационные, документарные потоки, экономическая эффективность, ИТ и техническое оснащение склада. Данные получаются из различных источников: опросных листов, опроса сотрудников, осмотра объекта на месте, выгрузки из БД ИТ и т.д.

Анализ общей эффективности работы СК, в т.ч. систем складской логистики, планировки склада, схем размещения товара, технического оснащения склада, технико-экономических показателей работы, товарной номенклатуры, систем товародвижения и документооборота на складе, провести экспертизу информационной системы, системы мотивации и уровня подготовки персонала склада.

Данные получаются из различных источников: опросных листов, опроса сотрудников, осмотра объекта на месте, выгрузки из БД ИТ и т.д.

Предварительный анализ эффективности существующих технологий поступления грузов, хранения, комиссионирования, упаковки, отпуска и т.д. Выявить «узкие места»

Определение основных проблем в функционировании системы складской логистики, постановка целей и управленческих задач, ранжирование задач.

Предварительное определение цены разработки и внедрения проектов оптимизации управления складскими системами и реинжиниринга технологий грузопереработки.

Предварительная оценка возможности снижения доли складских издержек в конечной стоимости продукции при различных вариантах управленческих решений.

Прогноз отдаленных результатов.

По результатам проведенного аудита эксперт по логистике представляет Заказчику итоговый отчетный документ на 30-50 страницах , который включает в себя следующую информацию:

Обобщенные статистические данные по динамике товарооборота, грузооборота и технико-экономические показатели общей эффективности СК показателям эффективности логистической системы СК и ее элементов, обработанные по опросным листам

Аналитическую часть с выводами по аудиту

Все предложения и рекомендации эксперта по оптимизации и повышению эффективности, представленные в итоговом документе, имеют прикладной практический характер , позволяющие Заказчику возможность применить их для:

Оценки эффективности существующей системы логистики СК

Принятия управленческих решений о повышении общей эффективности работы СК

Эксперт может принимать участие в процессе внедрения и адаптации рекомендаций по логистической системе склада Заказчика в рамках дополнительного соглашения.

По нашей практике очень часто, по согласованию с Заказчиком в ТЗ, в рамках рекомендаций логистического аудита эксперт выполняет работу по разработке концепции склада и технологии его работы, проводит описание бизнес-процессов «как есть», концептуально описывает технологию «как надо», разрабатывает несколько планировочных решений склада с приближённым расчётом зон и количества стеллажей.

Но данные разработки носят приближённый характер и не обладают детализацией и качеством логистического проекта.

Длительность аудита 3-4 недели.