Как платятся разъездные. Положение о разъездном характере работы. Плюсы и минусы для работника и работодателя

В Трудовом Кодексе РФ нет разъяснения понятия “разъездной характер работы”. Также не существует списка работ имеющих разъездной характер. Тем не менее, многие предприятия имеют сотрудников, которые не относятся к офисным или не имеют территориальной привязки. Оформление таких сотрудников должно учитывать особенности их труда и не должно противоречить требованиям ТК.

Кадровику важно, чтобы “разъездной” сотрудник не имел повода обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, если вдруг заподозрит ущемление своих прав . По этой причине следует грамотно оформить сотрудника, разъяснить ему нюансы оформления и проследить, чтобы этот сотрудник получал возмещение расходов, а также имел положенные надбавки за разъездной характер работы.

Юридические основания

Первый документ, на который кадровик должен опираться, это статья 168.1 Трудового Кодекса РФ. Эта статья относится к главе 24, определяющей гарантии сотрудникам, которые выезжают в служебные командировки, а также осуществляют служебные поездки.

Обратите внимание на то, что в ТК РФ есть статья 168, которая определяет возмещение расходов на служебные командировки. Раньше служебные поездки “закрывали” как раз через командировки. Однако статья 166 ТК дает строгое определение командировки как выполнение служебного поручения вне места постоянной работы в течение определенного срока.

Важно

Не в течение одного рабочего дня, а в течение определенного срока .

С какого-то момента возникло противоречие между командировками и работой, имеющей постоянный разъездной характер. Противоречие возникло на почве НДФЛ и страховых взносов, суммы которых при оплате командировочных можно снизить.

Для устранения противоречия был подписан федеральный закон № 90 от 30.06.2006 года, которым в главу 24 ТК для описания возмещения расходов как раз при работе разъездного характера, была внесена статья 168.1.

Важно

Если работа сотрудника имеет разъездной характер, оформлять возмещение расходов командировками на один день нельзя . Суммы налогов будут доначислены и к ним будут присовокуплены пени и штрафы.

Вернемся еще раз к различиям между командировками и разъездным характером работы. Если командировка связана с выездом на другую территорию и возвратом через сутки и более, то разъездная работа также предполагает выезд на другую территорию, но с возможностью возврата домой в тот же день или с задержкой на другой территории до нескольких дней.

Стоп. Но это же практически одно и то же, скажете вы и будете правы. Законодатели тоже столкнулись с данным противоречием и, поскольку в ТК или каком-либо другом документе не были определены критерии разъездного характера работы, Роструд в своем письме №4209-ТЗ от 12 декабря 2013 года их и определил . Это второй документ, на который следует опираться кадровику при оформлении сотрудников на работу.

Вот критерии, которые должен иметь в виду кадровик при оформлении сотрудника на работу с разъездным характером:

• разъездной характер работы в обязательном порядке должен быть зафиксирован в трудовом договоре;
• порядок, а также размер возмещения расходов при разъездном характере работы должны быть зафиксированы в трудовом (коллективном) договоре, а также в соответствующих локальных нормативных документах;
• перечень работ и должностей, связанных с разъездным характером, должны быть зафиксированы в договорах или локальных актах и не должны иметь неоднозначных трактовок.

Кадровик также должен иметь в виду, что разъездной характер работы будет иметь место только в том случае, когда поездки сотрудника будут носить постоянный характер, а не разовый или эпизодический. К сказанному как различие между командировкой и разъездным характером можно отметить, что “разъездной” работник имеет возможность возвращаться к месту жительства каждый день.

В качестве примера можно привести работу водителя-экспедитора или торгового представителя на территории, которая располагается за городом.

Как оформить сотрудника на разъездную работу

Учитывая сам текст статьи 168.1, а также внушительный комментарий к ней, ограничений для работодателей по установлению перечня работ разъездного характера нет. Трудовой кодекс лоялен, однако список работ и должностей в обязательном порядке должен быть зафиксирован либо в трудовом (коллективном) договоре, либо в локальных нормативных актах предприятия. То есть все должно быть зафиксировано и скреплено подписями сторон.

Немаловажно, что официальное оформление “разъездных” сотрудников в материальном плане выгодно как самому работнику, так и работодателю. Такому работнику не нужно при каждом выезде (как в случае с командировками) оформлять поездки и выплачивается зарплата, а не средний заработок. Да, надбавки имеют место, но это зарплата.

Не забудьте в процессе оформления трудового договора установить территорию (при необходимости сменить маршрут введите его дополнительным соглашением к трудовому договору), которая будет подконтрольной сотруднику. Причем установить ее можно путем обозначения города, а можно путем указания географического положения местности.

Внимание

Поскольку разъездной характер работы закреплен документально (трудовой договор, ЛНА), то оформлять приказ на командировки не нужно.

Возмещение расходов при разъездном характере работы

Естественным образом “разъездной” работник вынужден в процессе своей деятельности производить необходимые траты на обеспечение
выполнения задачи, поставленной работодателем. То есть затраты производятся в интересах работодателя. По этой причине статьей 186.1 ТК вводятся гарантии возмещения этих затрат на законодательном уровне.

Список возмещаемых расходов определен:

• расходы на проезд;
• расходы на жилье;
• расходы на обеспечение проживания (суточные или полевое довольствие);
• расходы по согласованию с работодателем для обеспечения выполнения задания.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов должен быть отражен в нормативных документах предприятия (в трудовом договоре, соглашении или в ЛНА). Кроме этого, в тех же документах должен быть указан перечень подтверждающих расходы документов (проездные билеты, акты списания бензина при использовании личного автотранспорта, квитанции оплаты гостиницы и пр.).

Отдельно обратите внимание на разработку и согласование с сотрудниками возмещение расходов при использовании личного автотранспорта:

• бензин,
• покупка запчастей, взамен вышедших из строя,
• амортизация.

Как правило, стратегия возмещения обсуждается между руководителем предприятия, юристом, бухгалтером, а затем предлагается сотруднику. И связующим звеном чаще всего выступает кадровик, который окончательно фиксирует договоренности в ЛНА.

Важно

Понятие компенсации, сформулированное в статье 164 ТК, показывает, что выплаты, направленные на возмещение расходов при разъездном характере работы, являются компенсационными .

Надбавки за разъездной характер работы

При оформлении “разъездных” сотрудников следует иметь в виду, что их работа связана с условиями, отклоняющимися от нормальных. Например, сотрудник для попадания в дальнюю точку маршрута к началу рабочего дня партнера должен выехать, например, в 5 часов утра. А вернуться к месту проживания (попросту домой) сможет только около десяти вечера. Это нормальные условия?

Эти “другие условия” описаны в ТК РФ в статье 149, в которой указано, что за отклонение от нормальных условий работы сотрудник должен получать соответствующие выплаты, которые не должны быть меньше, чем указано в нормах трудового права. Платить “не меньше” означает, что работодатель может самостоятельно назначит адекватную надбавку.

Напомним, что в свое время действовало Постановление Минтруда РФ № 51 от 29 июня 1994 года, определяющее величину надбавки за разъездной характер работы. Затем в 2004 году оно утратило силу, а вместо него было выпущено Постановление Минтруда № 60 от 26 апреля 2004 года.

Поскольку надбавки работодатель может устанавливать исходя из собственного понимания сложности разъездной работы, кадровик обязан напомнить руководителю о налогообложении этих выплат. Больше выплаты – больше суммы налогов. То есть сумма надбавки должна быть сбалансирована между желанием администрации отблагодарить сотрудника за сложные условия работы и желанием минимизировать налоги.

В процессе оформления на работу “разъездного” сотрудника необходимо:

• определить размер надбавки за характер работы;
• зафиксировать утвержденный размер надбавки в договорах или ЛНА.

Для определения размера надбавки можно воспользоваться материалами Постановления Минтруда № 51. Хотя оно и утратило силу, но в качестве ориентиров подходит.

В пункте 2 Постановления № 51 указано:

• если разъездная работа выполнялась более 12 дней в месяц, то надбавка выплачивается в размере до 20% от месячной тарифной ставки;
• если разъездная работа составляла менее 12 дней в месяц, то надбавка выплачивается в сумме до 15% тарифной ставки.

Указанные цифры являются ориентиром , однако в каждом конкретном случае работодатель волен установить свои надбавки, лишь бы они не были ниже, чем требует трудовой кодекс.

По штатному расписанию многих организаций есть должностные обязанности, выполнение которых требует постоянных разъездов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

У работодателей на этот счет возникает ряд вопросов:

• Кто может и должен получать компенсацию?
• Как правильно оформить первичные документы?
• Какой возможен размер доплат?

Обзор ситуации

Трудовой Кодекс РФ, в статьях 57, 166 и 168.1, дает подробные разъяснения по определению передвижного характера работы, понятию командировок и состава возмещаемых затрат.

По законодательству возмещаемые расходы за передвижной характер работ освобождаются от НДФЛ и вносов в социальные фонды, но при этом правомерно принимаются для расчета налога на прибыль. В связи с этим, специалисты налоговых органов при проводимых выездных проверках, уделяют особое внимание первичным документам, которые подтверждают законность компенсации разъездного характера работ.

Возмещение бывает нескольких видов:

• компенсационные оплаты за фактические затраты;
• доплата, входящая в состав заработной платы.

Категории работ

Законодательные акты РФ не конкретизируют закрытый перечень профессий и должностей, для работы по которым необходимы постоянные поездки.

По предлагаемым условиям работа подразделяется на несколько видов:

• подвижная,
• разъездная,
• в пути,
• другой характер работ.

Предприятия состоятельно составляют список профессий, в должностных инструкциях которых обозначены длительные или постоянные поездки.

Перечень таких профессий целесообразно определять во многих отраслях промышленности:

• в строительстве,
• на железной дороге,
• на автоперевозках,
• добычи полезных ископаемых.

Коллективным договором или приказом организации утверждается реестр должностей с передвижными условиями производственной деятельности.

Компенсация за разъездной характер работы

• производственные задания работником выполняются вне территории предприятия;
• должностные функции, сопровождающиеся переездами, имеют постоянные и систематические признаки.

Оплата неудобств, причиненных сотруднику из-за постоянных переездов, на пример у водителей, компенсируется работодателем, на основании положений ТК РФ.

Под компенсацией, в данном случае, понимается получение денежных сумм, покрывающих фактические издержки работников на выполнение производственного задания.

Виды расходов к возмещению

Работодатель может утвердить два способа оплаты за подвижные и другие условия работы:

1. денежная компенсация реальных издержек сотрудников,
2. постоянная и систематическая доплата, входящая в состав начислений по заработной плате.

Компенсационные начисления производятся с целью возмещения понесенных сотрудником расходов, определяющиеся разъездным видом производственной деятельности. Реестр затрат утверждается в коллективном договоре.

В ТК РФ отмечено, что в связи поездками для непосредственного выполнения профессиональных обязанностей, работодателем оплачиваются затраты:

• на проезд,
• найм жилплощади,
• прочие расходы, связанные с проживанием, в виде суточных или полевого довольствия,
• индивидуальные услуги, утвержденные администрацией предприятия.

Если реестр вышеперечисленных расходов не зафиксирован местным локальным документом, то освобождение от НДФЛ применять нельзя.

Выплаты компенсационного направления, не связанные с конкретно понесенными затратами, назначаются в случаях, когда нет подтверждающих документов и невозможно определить истинный размер затрат.

Суммы таких доплат относятся к составляющим заработной платы и назначаются:

1. за работу в условиях, отличающихся от нормальных;
2. за работу в тяжелых климатических условиях и в регионах с радиоактивным загрязнениям.

В отличие от колеблющегося размера компенсации за работу «в пути», выплаты, входящие в состав заработка, имеют ряд отличий:

• начисляются и выплачиваются систематически;
• имеют постоянную неменяющуюся величину.

Оформление

Для доказательства правомерности выплаченных компенсаций, необходимо правильно документально оформить все первичные документы.

Колдоговор или приказ фиксируют следующие положения:

• величину возмещаемых затрат,
• порядок предоставления компенсаций по разъездному характеру работ,
• реестр должностей, связанных с постоянными переездами.

При отсутствии коллективного договора, издается приказ по предприятию, в котором описываются все требования предоставления компенсационных выплат.

В трудовом договоре, оформленным с работником, уделяется внимание особым условиям выполнения должностных обязанностей, которые оговариваются в отдельном разделе с точным указанием подвижных условий работы.

Обязанность постоянных передвижений для выполнения производственных обязанностей должна быть отражена в должностной инструкции сотрудника организации.

Бухгалтерия

При оплате работникам компенсации за фактически произведенные расходы, необходимо, чтобы были сданы в бухгалтерскую службу организации все подтверждающие документы (квитанции за проживание, билеты на междугородний транспорт, кассовые чеки АЗС, прочие расходы).

В случае отсутствия первичных документов компенсационные выплаты переквалифицируются в надбавку к заработной плате и имеют конкретную постоянную величину.

Нередки случаи, когда сотрудникам, не имеющим прямого отношения к разъездному характеру работ, выдаются единые проездные билеты на проезд общественным транспортом по служебным целям.

Для правильного оформления подобных поездок собирается следующий пакет документов:

• приказ о выдаче проездных для выполнения производственных заданий,
• журнал регистрации учета по служебным поездкам,
• планы поездок, утвержденные руководством,
• листы маршрутов,
• отчеты сотрудникам о проделанной работе по конкретной поездке.

Расчет суммы

В состав компенсационных начислений входят суточные, для выплаты которых не требуется документального подтверждения. Суточные не зависят от фактических затрат и начисляются за период нахождения в разъезде. Размер суточных устанавливается государством с возможностью увеличения организациями.

В зависимости от финансового состояния, предприятия самостоятельно могут устанавливать индивидуальный размер суточных, основываясь на законодательно установленной величине.

В 2019 году размер суточных на территории России по законодательству равен 700 руб.

С суммы превышающей предельно допустимую величину суточных, организации должны начислять НДФЛ.

Пример

Приказом по ООО «ВОСХОД» утверждены суточные в размере 1200 руб. Инженер Петров П.П. находился в служебной поездке 5 дней. За этот период ему были начислены суточные

5 * 1200 руб. = 6000 руб .

Необлагаемая часть суточных

5 * 700 руб. = 3500 руб .

НДФЛ начисляется на частичную оплату суточных в размере 2500 руб.

6000 – 3500 = 2500 руб .

Предприятие перечисляет НДФЛ 325 руб.

2500 * 13 % = 325 руб .

Утвержденные приказом суммы доплат, связанные с разъездными условиями работ рассчитываются пропорционально отработанному времени.

Пример

Приказом по предприятию водителю-экспедитору из-за разъездного характера работ полагается надбавка 9000 руб. в месяц. Согласно табелю отработанного времени за ноябрь 2019 г., водители Смирнов П.П. и Панюшкин Е.Г. отработали, соответственно, 20 и 15 рабочих дней.

Надбавка водителя Смирнова П.П., который работал полный месяц, равна 9000 руб .

Водитель Панюшкин Е.Г. получил компенсационную оплату в размере 6750 руб .

9000руб. / 20 раб.дней в месс. * 15 отработанных рабочих дней = 6750 руб.

Проводки и налогообложение

Бухгалтерские проводки зависят от вида компенсационных выплат. Для учета возмещения понесенных затрат применяется бух.счет 73 «Расчеты с персон-м организации».

Начисляются суммы компенсации за фактические расходы, связанные с поездками:

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 73

Выданы суммы компенсации:

Дебет 73 Кредит 50

Если предприятие не выдает денежные средства для служебных поездок в подотчет, производит компенсационные выплаты, то бухг.сч.71 « Расч. с подотчетн.лицами» использовать не рекомендуется.

Постоянные поездки, связанные с особенностями профессии, к командировкам не относятся.

Доплата, связанная с подвижным характером работ входит в состав основной заработной платы, поэтому для учета применяется сч.70 «Расчеты с персоналом по заработной плате»:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 70

Рассчитывается для удержания НДФЛ:

Рассчитываются для учета и перечисления страховые взносы:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 69

Выдаются работнику суммы доплат компенсационного характера:

Компенсационные выплаты, закрепленные в коллективном договоре или локальном документе, не облагаются страховыми взносами и с них не вычитается сумма НДФЛ. Для расчета налога на прибыль данные суммы уменьшают налогооблагаемую базу в прочих затратах.

Пример

Механик Соломатин С.С. представил в бухгалтерию документы, подтверждающие фактические расходы за служебную поездку, в которой он находился 7 дней :

• междугородние автобусные билеты на проезд в оба конца по стоимости 1800 руб .
• квитанция на проживание в служебной гостинице 1660 руб .

Экономическими службами организации была начислена и выплачена компенсация, связанная с разъездными условиями выполнения работы в размере 8360 руб .

7 *700 руб. = 4900 руб. – размер суточных начислений

1800 + 1660 + 4900 = 8360 руб.

Данная сумма не облагается страхов.взносами и НДФЛ. При расчете налога на прибыль была принята во внимание.

Надбавки, приравненные к заработной плате, облагаются страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц.

Долги перед банком могут выколачивать коллекторские агентства. Узнайте, .

Мошенничество на рынке недвижимости встречается слишком часто. Смотрите, .

Порядок возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина, определен законодательно. Читайте подробности .

Пример

Приказом по предприятию водителю-экспедитору Петренко А.С. была установлена надбавка, связанная с разъездным характером работ в размере 10000 руб .

За ноябрь 2019 года в составе основной заработной платы сотруднику была начислена данная надбавка. С этой суммы были удержаны следующие налоги и взносы:

10000 * 13 % = 1300 руб . НДФЛ

10000 * 22% = 2200 руб . взносы в Пенсионный фонд

10000 * 5,1 % = 510 руб . взнос в ФФОМС

10000 * 2,9 % = 290 руб . сбор в ФСС

10000 * 0.7% = 70 руб . сбор от несчастных случаев на производстве.

Многие работодатели, стремясь избежать ошибок в налогообложении начисленных сумм, связанных с разъездными условиями выполнения производственных функций, начисляют и выплачивают суммы надбавок, входящих в состав заработной платы, используя этот вид оплаты вместо компенсационных возмещений за фактические расходы.

Вопрос

Добрый день.

1. Где в трудовом договоре прописывается условие разъездного характера работы?

2. Какие документы должны быть в организации на разъездной характер работы?

3. Какие льготы есть у таких сотрудников?

4. Как корректно прописывать режим рабочего времени по часам в трудовом договоре? Указывать ли рабочий день с ….. и по ……?

Ответ

Можете указать условия о разъездном характере работ в предмете договора (смотрите примеры трудовых договоров в приложенных файлах).

Организация должна компенсировать подтвержденные документами расходы работника на служебные поездки, не связанные с командировками (ст. 168.1 ТК РФ, Письмо Минфина от 10.09.2015 N 03-03-07/52139).

Тем, чья работа связана с постоянными поездками, можно также установить фиксированную надбавку к окладу за разъездной характер работы (ст. 129 ТК РФ).

Обоснованность и целевой характер этих выплат подтверждают три документа (п. 1 Письма ФНС от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488):

— положение о разъездном характере работы, которым установлены размеры и порядок возмещения расходов на проезд;

— перечень профессий и должностей работников, работа которых имеет разъездной характер;

— трудовой договор, в котором указано, что работа носит разъездной характер. При этом должность (профессия) работника должна совпадать с одной из должностей (профессий), указанных в перечне.

Для выплаты компенсации также потребуются документы, подтверждающие расходы на проезд (в частности, проездные документы, чеки ККТ, квитанции на оплату услуг такси).

Режим рабочего времени

Данное условие включается в трудовой договор, если для конкретного работника режим работы отличается от общих правил, установленных у работодателя. Например, если вся организация в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка трудится с 8.00 до 17.00 с перерывом на обед, а конкретному работнику устанавливается режим неполного рабочего дня. Вместе с тем работодатели практически всегда указывают начало и окончание рабочего дня (смен), а также перерыва на обед — это не является ошибкой.

Запись в трудовом договоре может выглядеть следующим образом:

«3.1. Работнику устанавливается сокращенный рабочий день с нормой рабочего времени 30 часов в неделю при пятидневной рабочей неделе с продолжительностью ежедневной работы 6 часов.

3.2. Начало работы в 9.00, окончание — в 16.00. Перерыв для отдыха и питания — с 12.00 до 13.00.»

В трудовом договоре указываются:

— фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;

— сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;

— ИНН работодателя (идентификационный номер налогоплательщика);

— сведения о том, кто подписывает договор от имени работодателя и на основании какого документа этот представитель действует;

— место и дата заключения трудового договора;

— место работы сотрудника, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

— трудовая функция работника (то есть должность и перечень должностных обязанностей работника). Возможно определение должностных обязанностей путем ссылки на должностную инструкцию или иной документ, в котором перечислены обязанности сотрудника. При этом сотрудник должен быть ознакомлен с таким документом под роспись;

— дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и основания для заключения срочного трудового договора;

— условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

— режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя). Если режим труда работника не отличается от режима работы других работников предприятия, то в трудовом договоре можно сделать ссылку на правила внутреннего трудового распорядка, определяющие этот общий для всех режим работы на предприятии.

— гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

— условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

— условия труда на рабочем месте;

— условие об обязательном социальном страховании работника (обязательное пенсионное, медицинское страхование, страхование от несчастных случаев на производстве, на случай временной нетрудоспособности);

— другие условия в случаях, предусмотренных законодательством (например, для спортсменов, тренеров, иностранных граждан и др.).

Смежные вопросы:

1. 
   Уточните, пожалуйста, какие особенности есть при заключении договора с внешним совместителем.
   ✒ При заключении трудового договора с совместителем применяются те же правила, что и при приеме работника на основную…...
2. 
   как правильно оформить гибкий график 2 через 2? Подводные камни?
   ✒ Чтобы изменить режим рабочего времени, необходимо исходить из того, каким способом он установлен для работников. В ст. 100…...
3. 
   Добрый день. Компания производитель открывает собственный магазин. Нужно принять на работу двух продавцов-кассиров с графиком работы 2 через 2. В настоящее время все сотрудники оформлены по стандартному графику работы…...
4. 
   Просьба проконсультировать по вопросу заключения и изменению трудового договора с полного на неполный рабочий день. Каков порядок; Какие документы; Каковы риски.
   ✒ Сотрудника можно перевести на неполный рабочий день…...

Практически в каждом учреждении есть сотрудники, которые основную часть своего рабочего времени проводят в разъездах, - это не только водители, но и, например, инспекторы контролирующих органов, которые выезжают в другие организации для проведения контрольно-надзорных мероприятий. В чем особенность такого режима работы? Нужно ли оформлять командировки для кратковременных разъездов по городу? Какие гарантии и компенсации полагаются в связи с таким режимом работы? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Виды разъездной работы

В статье 168.1 ТК РФвыделены виды работы, при которых сотрудники постоянно не находятся на своих рабочих местах, а вынуждены перемещаться, в частности:

• работа в полевых условиях;
• работа в экспедиционных условиях;
• работа в пути;
• работа разъездного характера.

К сожалению, сам Трудовой кодекс никак не определяет данные виды работ, поэтому придется обратиться к иным нормативным актам. Так, в силу ранее действующего Положения о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах , полевыми считаются особые условия производства геолого-разведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.

Про экспедиционные работы можно узнать из гл. 41 ГК РФ , Федерального закона от 30.06.2003 №   87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и Правил транспортно-экспедиционной деятельности , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 №   554 . Проанализировав данные нормативные акты, можно сказать, что к работам экспедиционного характера относится сопровождение груза к месту назначения.

Для определения понятия работы в пути обратимся к Постановлению Совмина РСФСР от 12.12.1978 №   579 «Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков» , согласно которому это работа, выполняемая при движении транспортного средства. В силу названного постановления обычно работу в пути осуществляют кондукторы, водители, контролеры пассажирского транспорта, лоцманы и пр.

Характеристика работ разъездного характера приведена в приказах МЧС РФ от 10.01.2008 №   3 и МВД РФ от 05.10.2006 №   780 . В частности, разъездным считается режим работы, при котором работник осуществляет регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков) при возможности ежедневного возвращения к месту жительства.

Отличие работ разъездного характера от командировки

Как видим, из определений видов разъездной работы четкие критерии отнесения к работе в пути или полевым работам выделить нельзя. И может получиться так, что одна и та же работа подпадет под несколько определений, например, работа водителя может быть в пути, носить разъездной или экспедиционный характер. Но это не страшно - главное не перепутать разъездную работу со служебными командировками.

Определение служебной командировки дано в ст. 166 ТК РФ - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Обращено внимание на то, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Есть отдельное Положение об особенностях направления работников в служебные командировки , утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №   749 . При этом ст. 167 ТК РФ командированному работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, - по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание

Конкретные нормы возмещения командировочных расходов, установленные Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 №   729 , распространяются только на работников бюджетных организаций В коммерческих организациях расходы, связанные с командировкой, определяются коллективным договором или иным локальным актом организации.

Порядок оформления командировок установлен Положением об особенностях направления работников в служебные командировки и Постановлением №   1 . Для этого работодатели используют:

• приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а);
• служебное задание (унифицированная форма Т-10а);
• командировочное удостоверение (Т-10).

То есть командировка носит эпизодический характер, а направление в служебные поездки осуществляется по мере необходимости, в то время как разъезды сотрудников выполняются регулярно и являются частью их трудовой функции.

К сведению

Не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ ), работники в период действия ученического договора (ст. 203 ТК РФ ), лица в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ ), а направить в командировку работников, перечисленных в ч. 2 ст. 259 ,можно только с их письменного согласия.

Кроме этого, согласно ст. 57 ТК РФ условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, др.), должны в обязательном порядке включаться в трудовой договор с работником. То есть если работник будет постоянно находиться в пути, об этом обязательно нужно сделать оговорку в трудовом договоре. А вот с командировками все гораздо проще - законодатель не обязывает предусматривать возможность направления в такие служебные поездки в трудовом договоре.

Заметим, что работник с разъездным характером работы, как и другие сотрудники, может направляться в командировки. Например, Минфин в Письме от 01.06.2005 № 03-05-01-04/168 указал, что если поездки водителей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки следует рассматривать как служебные командировки. Однако в этом же письме ведомство обратило внимание на особенность междугородных перевозок: если водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках, то данные поездки служебными командировками не признаются. Водителям грузовых автомобилей в таких случаях выплачивается надбавка к месячному должностному окладу (тарифной ставке) за сутки работы в пути .

Помните: если в трудовом договоре с водителем установлено, что служебные поездки осуществляются только по одному населенному пункту, то направление работника за его пределы будет служебной командировкой. Соответственно, работодателю необходимо будет оформить служебное задание, приказ и другие документы.

Оформляем документы при разъездном характере работы

Первым делом следует сказать, что согласно требованиям ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий и должностей сотрудников, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер, а также работающих в полевых условиях устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Муниципальное казенное учреждение

«Хозяйственно-эксплуатационная служба

администрации сельского поселения Приполярный»

18.03.2014 п. Приполярный

Приказ № 23

об утверждении перечня должностей работников,

постоянная работа которых имеет разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

установить разъездной характер работы работникам, имеющим следующие должности:

Водитель;

Рабочий по обслуживанию зданий и сооружений.

Директор Парамонов И. П. Парамонов

Повторим, что в силу ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Если решение об установлении разъездного характера работы конкретному работнику будет принято в течение трудовой деятельности, необходимо заключить с ним об этом дополнительное соглашение к трудовому договору.

Помимо перечня должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер, рекомендуем разработать локальный нормативный акт, например Положение о разъездном характере работ, в котором прописать понятие этих работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такое положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

Поскольку документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно, рекомендуем воспользоваться формами из Постановления №   1 , например, на основании командировочного удостоверения можно разработать маршрутный лист.

К сведению

Водителям выдается путевой лист, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №   78 (в зависимости от типа автомобиля различаются формы). А организации автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта должны в работе использовать Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 №   152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» . Путевые листы регистрируются в журнале, форма которого утверждена названным постановлением и хранится в организации не менее пяти лет.

Маршрутный или путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца, и сдается уполномоченному лицу (руководителю подразделения, работнику транспортного отдела, отдела кадров, бухгалтерии, секретарю и т. д.).

Вопрос о заполнении табеля учета рабочего времени в отношении лиц, работающих в пути или имеющих разъездной, экспедиционный характер работы, до сих пор остается открытым. Полагаем, что если работа носит разъездной характер и сотруднику установлена ежемесячная надбавка за него, в табеле рабочее время следует отмечать кодом «Я», так как сотрудник, находясь в разъездах, фактически находится на своем рабочем месте.

Компенсации за разъездной режим работы

На основании ст. 168.1 ТК РФ лицам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Могут они устанавливаться и трудовым договором.

Определяя конкретные размеры доплат, обращайте внимание на действующие отраслевые соглашения и помните, что доплаты не могут быть ниже, чем сказано в нормативных актах. Например, в силу Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству на 2014 - 2016 годы за подвижной характер работы в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском, Приморском краях и в Амурской области производится доплата 40%, в других районах страны - 30% тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат. А в случаях, когда постоянная работа протекает в пути или носит разъездной характер и ее продолжительность составляет 12 дней и более в месяц, при этом работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, - до 20% тарифной ставки, должностного оклада, а при продолжительности работ менее 12 дней в месяц - до 15% тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат.

А вот в финансируемых из федерального бюджета подведомственных Росморречфлоту учреждениях в сфере внутреннего водного транспорта возмещение расходов береговым работникам, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков, а также выплата надбавок взамен суточных работникам плавсостава, привлекаемым с места постоянного жительства к месту отстоя судов для выполнения ремонтных работ, а также работ по обеспечению безопасного зимнего отстоя флота в случаях, когда они не имеют возможности возвращаться к месту постоянного жительства, производится в размере не менее суточных командировочных расходов (Отраслевое соглашение по финансируемым из федерального бюджета подведомственным Росморречфлоту учреждениям в сферах внутреннего водного транспорта Российской Федерации и образования Российской Федерации на 2013 - 2016 годы , утвержденное Профсоюзом работников водного транспорта РФ, Росморречфлотом 04.07.2013).

В организациях, которые не приняли участие в подписании каких-либо соглашений и не присоединились к ним либо на которые не распространяют свое действие нормативные правовые акты РФ или субъектов РФ, надбавки устанавливает работодатель.

В заключение

Подводя итог, заметим, что сотрудники, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер, в полевых условиях, выполняют свои обязанности в особых условиях. За это трудовым законодательством им предусмотрены определенные надбавки и компенсации. А вот для установления конкретных размеров компенсаций, перечня должностей работников с таким режимом работы и форм документов, позволяющих вести учет поездок сотрудников, работодатель разрабатывает отдельное Положение самостоятельно с учетом действующих нормативных актов и отраслевых соглашений.

Разъездной характер работы по ТК РФ - это такие условия труда, в соответствии с которыми штатный сотрудник все рабочее время или его большую часть проводит в разъездах, а не на стационарном рабочем месте или не на территории работодателя, но в конце рабочего дня возвращается к месту жительства.

Что такое разъездной характер работы?

Трудовой кодекс РФ не содержит специальной статьи, описывающей разъездной характер работы; что это значит, можно понять из некоторых ведомственных нормативных актов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:

• служебных командировок;
• работы, выполняемой в пути;
• работы, которая носит подвижный характер.

Понятие разъездного характера работы в российском трудовом законодательстве раскрыто достаточно слабо. При этом на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием. При этом постоянное перемещение по объектам в целях выполнения работы, расположенным на значительном расстоянии от места размещения фирмы, должно оставлять сотруднику возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

От первого пункта такие условия работы отличают регулярные служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой. Роструд напомнил, что служебные поездки работников, которым установлен разъездной характер работы, нельзя признавать служебными командировками в силу ст. 66 ТК РФ . В письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность должна быть постоянной.

Что касается подвижного характера работы, то в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), сказано, что если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то это подвижной или вахтовый метод. Это могут быть геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и так далее.

Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:

• стюардессы;
• проводники;
• кондукторы в общественном транспорте;
• водители общественного транспорта;
• моряки;
• и т.д.

Отличия разъездного характера работы от командировок

Рассмотрим отличия в сравнительной таблице.

Основания отличия	Разъездной характер работы	Командировка
Поездки за пределы территории компании	Периодические	Эпизодические
Цели поездки	Связаны с трудовой деятельностью непосредственно	Осуществляются для выполнения конкретных поручений
Оплата труда за время поездок	Определяется в трудовом договоре	Средний заработок
Документальное оформление	Приказ, положение, коллективный или трудовой договор	Приказ в обязательном порядке
Возмещаемые расходы	За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с поездками и разрешенные работодателем	За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с выполнением поручения и разрешенные работодателем
Способ возмещения	Либо оформление надбавки, либо возмещение на основании подтверждающих документов	В соответствии с подтверждающими расходы документами
Сроки	Устанавливается на неопределенный промежуток времени	Имеет конкретные даты начала и окончания

Как правильно оформить разъездной характер работы

Право определить и утвердить перечень должностей, которым будет установлен разъездной характер работы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, другой вариант установления разъездного характера работы: можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа или в трудовом соглашении. Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Главное следовать требованиям статьи 57 ТК РФ , а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет выполнять свою работу. И если режим его работы будет установлен за пределами компании, то есть, будет установлен разъездной характер работы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.

В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены. Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя. При этом, каждого нового сотрудника в перечень можно не включать, но отразить особенности его труда в контракте и приказе необходимо.

ООО «Весна»

г. Саратов, ул. Зеленая, д. 1

Приказ № 7

об установлении водителю Камчатову Н.Н. разъездного характера работы

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ и условиями дополнительного соглашения №1 от "10" июля 2019 г. к трудовому договору от №38 от "01" октября 2017 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Петров / Петров П.П.

В положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет.

Образец положения о разъездном характере работы

Особенно важным условием является закрепление в положении перечня работ, профессий, должностей, имеющих такой порядок деятельности. Такое требование прямо закреплено в ч. 2 статьи 168.1 ТК РФ .

Это только некоторые положения документа, полную версию которого можно скачать в конце статьи.

Обязательно нужно указать на разъезды в должностных инструкциях или других документах, определяющих круг должностных обязанностей работников. Как приказы, так и положение, а тем более должностные инструкции необходимо довести до всех заинтересованных лиц под подпись, как это определено в статье 68 ТК РФ . Подробная фиксация условий деятельности в локальных нормативных актах минимизирует риск споров работников с работодателями, а если они все же возникнут, даст возможность их быстро разрешить в пользу работодателя в рамках законодательно закрепленных норм совершения служебных поездок.

Для кого такая работа подходит, а для кого нет

Надо сказать, что трудиться без стационарного рабочего места могут практически все граждане, если они на это согласны и подписали трудовой договор. Ведь функции, которые они могут выполнять не по месту нахождения организации, могут быть любыми: например, курьер может развозить товары, а торговый представитель — заключать договоры о сотрудничестве. Поэтому трудиться на таких условиях могут даже подростки и женщины. Никаких особых условий по этому поводу в законодательстве не закреплено.

Как правильно заключить договор

Существует два вида условий, подлежащих включению в трудовой договор:

1. Обязательные.
2. Дополнительные.

Условие о разъездном характере работы является обязательным. Поэтому ч. 2 статьи 57 ТК РФ прямо указывает на то, что в контракте обязательно должно быть указание на разъездной характер работы, если он предусмотрен работодателем для этой должности. В контракте желательно четко прописать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной: сам город или муниципальное образование, где находится фирма, и область вокруг. И хоть сотрудник должен иметь возможность ежедневного возвращения домой, законодательство не запрещает установить такую территорию в пределах всей Российской Федерации. Более того, законодательство дает возможность не указывать в контракте такую территорию, но ее указание обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой в случае возникновения вопросов у проверяющих органов, например, к возмещению расходов. Пример формулировки в трудовом договоре:

Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов — город Москва и Московская область.

Прописать это необходимо в разделе «Предмет договора»:

Полную версию трудового договора для заполнения можно скачать в конце статьи.

Кроме того, работодателю желательно вести специальный журнал регистрации поездок или маршрутные листы. Эти документы позволят оперативно контролировать все служебные перемещения сотрудников и подтвердить их целесообразность в случае проверки.

Порядок учета разъездной работы и компенсаций сотрудникам

Чтобы избежать возможных недоразумений, рекомендуем всего прописать размер и порядок возмещения расходов сотрудников непосредственно в положении или других внутренних нормативных актах. Поскольку в этом случае работодатель не должен оформлять командировочные документы и платить суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этих целей может быть использован обычный табель. В нем периоды служебных поездок необходимо отмечать как рабочее время. Ведь обычно такие сотрудники получают обычный должностной оклад, а также дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором (ч. 1 ст. 129 ТК РФ , ст. 149 ТК РФ). Кроме того, в силу статьи 168.1 ТК РФ фирма обязана компенсировать множество расходов таких сотрудников:

• по проезду;
• проживанию;
• питанию и прочим нуждам, согласованным с работодателем.

Все расходы должны быть подтверждены документально (чеки, квитанции, билеты и т.п.), однако четких требований в НПА к этому нет. Поэтому для таких сотрудников можно установить упрощенный порядок представления отчетности по поездкам: отчет раз в неделю или даже в месяц.

Кроме возмещения расходов работника других компенсаций при разъездном характере работы законодательство не предусматривает. При этом компенсированные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.